Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité a pour but de vous informer de la manière dont OBEO Résidences collecte, utilise et protège vos données personnelles lorsque vous utilisez le site https://www.obeo-residences.com.

1. Responsable de traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est OBEO Résidences, représenté par son président Jérôme Waymel.

Pour toute question relative à vos données personnelles, vous pouvez écrire à [email protected].

2. Données collectées

L'essentiel des données provient de ce que vous nous communiquez volontairement via les formulaires du site :

• Formulaire de contact
• Formulaire de demande de brochure
• Formulaire de candidature (choix « Postuler » du formulaire de contact)
• Formulaire de parrainage
• Formulaire de réservation aux journées portes ouvertes
• Inscription à la newsletter

Les informations recueillies peuvent inclure : votre nom, votre prénom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre code postal, la résidence qui vous intéresse, le lien qui vous unit au futur résident, votre message libre, le profil que vous choisissez, la façon dont vous nous avez connus, ainsi que, le cas échéant, l'événement auquel vous souhaitez assister et le créneau de visite que vous préférez. Si vous écrivez pour un proche, s'y ajoutent son prénom, son nom et son âge, la date d'emménagement envisagée et le type de séjour souhaité. Sur les formulaires en anglais, un menu vous permet d'indiquer votre pays de résidence.

Si vous postulez chez nous

Le formulaire de contact comporte une rubrique candidature. Elle recueille, en plus de vos coordonnées : le poste recherché, votre disponibilité, votre nombre d'années d'expérience dans le secteur senior, votre dernier diplôme obtenu, la référence professionnelle que vous choisissez éventuellement d'indiquer (nom et téléphone d'un ancien employeur) et le texte libre où vous décrivez ce que vous aimeriez apporter à nos équipes. Ces informations servent exclusivement à l'étude de votre candidature. Elles ne rejoignent aucun fichier commercial et ne servent jamais à vous démarcher.

Le formulaire propose aussi de joindre un CV. Ce fichier est transmis par e-mail à notre service recrutement, en pièce jointe du message de candidature : il nous parvient donc réellement, sans démarche supplémentaire de votre part. Il n'est pas enregistré dans notre base de données et n'est conservé que le temps de l'étude de votre candidature, deux ans au maximum si nous n'y donnons pas suite, comme le reste de votre dossier de candidature (article 5).

Si la pièce jointe ne peut pas être transmise (format non accepté, fichier trop volumineux, incident technique), votre candidature nous parvient quand même et le message signale explicitement qu'un fichier l'accompagnait : nous vous recontactons alors pour obtenir votre CV. Vous pouvez aussi nous l'envoyer directement par e-mail à [email protected].

Si vous remplissez un bon de parrainage

Nous recueillons vos propres coordonnées (prénom, nom, e-mail, téléphone, adresse postale) et, c'est le principe même du parrainage, les coordonnées complètes de la personne que vous parrainez : prénom, nom, e-mail, téléphone et adresse postale, ainsi que la résidence concernée. Vous certifiez au moment de l'envoi avoir obtenu son accord. Cette personne a des droits qui lui sont propres sur ces données : l'article 7 lui est entièrement consacré.

Si vous vous inscrivez à une journée portes ouvertes

Nous recueillons vos prénom, nom, e-mail et téléphone, la résidence, la date et le créneau horaire souhaités, ainsi que la façon dont vous avez connu OBEO Résidences. Le formulaire vous demande enfin de choisir un profil : senior, proche aidant, professionnel de santé ou du médico-social, partenaire ou prestataire du bien vieillir, exposant, ou simplement « autre ». Ce choix en dit un peu sur votre situation personnelle ou familiale, et nous ne le traitons pas à la légère : il sert uniquement à préparer votre venue et à vous confier au bon interlocuteur le jour de la visite. Il ne donne lieu à aucune appréciation médicale, à aucun profilage et à aucune segmentation commerciale.

À chaque demande envoyée depuis le site, l'adresse IP de l'expéditeur est enregistrée avec le formulaire. Elle n'est jamais utilisée à des fins commerciales : elle sert à sécuriser les envois, à empêcher les soumissions automatisées et les abus, et à établir la preuve d'un envoi en cas de litige. Ce traitement repose sur l'intérêt légitime d'OBEO Résidences à protéger son site, et l'adresse IP est conservée aussi longtemps que la demande à laquelle elle est rattachée (voir l'article 5).

Avec elle est enregistré le pays depuis lequel la demande a été envoyée, sous la forme d'un code à deux lettres que notre hébergeur déduit de la connexion. Nous ne vous le demandons pas : il nous sert à savoir quelles régions nos résidences touchent réellement, et rien d'autre. C'est une information moins précise que l'adresse IP enregistrée juste à côté, elle ne permet pas de vous localiser, et elle suit exactement la même durée de conservation que la demande à laquelle elle se rattache. Ce traitement repose sur l'intérêt légitime de OBEO Résidences à mesurer l'audience de ses services.

Le site propose enfin une assistante de discussion, Charlotte, dans laquelle vous écrivez librement. Ce que vous y saisissez suit un chemin différent de celui des formulaires : l'article 8 le décrit en détail.

3. Finalités du traitement

Vos données sont utilisées pour :

• Répondre à votre demande d'information ou de visite
• Vous envoyer la brochure ou les documents demandés
• Vous envoyer notre lettre d'information lorsque vous vous y inscrivez
• Organiser un rendez-vous ou une visite en résidence
• Organiser votre venue lors d'une journée portes ouvertes et préparer votre accueil
• Gérer le suivi d'un parrainage
• Étudier votre candidature lorsque vous postulez à un poste dans l'une de nos résidences
• Répondre aux questions posées à notre assistante de discussion
• Améliorer notre service et la qualité de notre accueil

4. Base légale

Les traitements reposent sur deux fondements juridiques (article 6 du RGPD) :

• Le consentement que vous nous donnez en remplissant un formulaire
• L'intérêt légitime d'OBEO Résidences à répondre à vos demandes commerciales et à assurer le suivi de la relation
• Les mesures précontractuelles prises à votre demande lorsque vous postulez : étudier une candidature fait partie des démarches qui précèdent une éventuelle embauche

5. Durée de conservation

Vos données sont conservées trois ans à compter de votre dernier contact avec OBEO Résidences (dernière demande, dernier échange ou dernière visite). Passé ce délai, elles sont supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale de conservation plus longue (comptabilité, contrat de location, etc.).

Les candidatures obéissent à une règle plus courte. Si nous ne donnons pas suite à votre candidature, votre dossier est conservé deux ans au maximum à compter de notre dernier échange, conformément à la doctrine de la CNIL en matière de recrutement. Il est ensuite supprimé. Si vous souhaitez qu'il le soit plus tôt, il suffit de nous le demander (article 11).

En résumé : deux ans pour une candidature restée sans suite, trois ans pour toutes les autres demandes, et rien du tout pour les conversations tenues avec l'assistante Charlotte, que nous n'enregistrons pas (article 8).

6. Destinataires des données

Vos données sont exclusivement destinées aux équipes internes d'OBEO Résidences (commerciales et opérationnelles) en charge du traitement de votre demande. Elles ne sont jamais vendues ni cédées à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires.

Le site est hébergé par Cloudflare, Inc. (réseau mondial avec points de présence dans l'Union européenne). Les formulaires sont traités via une fonction serverless Cloudflare puis acheminés par le service d'envoi d'e-mails Brevo (société française, serveurs situés dans l'Union européenne), qui achemine à la fois nos messages transactionnels et, si vous vous y êtes inscrit(e), notre lettre d'information : votre adresse e-mail est alors enregistrée dans la liste de diffusion que nous tenons chez lui. Tout transfert hors Union européenne est encadré par les Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne, garantissant un niveau de protection adéquat conformément à l'article 46 du RGPD.

Les demandes envoyées depuis le site sont également enregistrées dans une base de données hébergée par Cloudflare, afin qu'aucune ne se perde en cas d'incident d'envoi. Seules les personnes habilitées d'OBEO Résidences y accèdent, via une console protégée par un jeton d'administration.

Le contenu des conversations tenues avec l'assistante Charlotte est, lui, transmis à Cloudflare Workers AI, qui exécute le modèle de langage Llama 3.3 pour rédiger la réponse. C'est notre seul sous-traitant pour cette fonctionnalité, et il n'intervient que le temps de formuler la réponse (article 8).

Enfin, les vidéos de visite affichées sur le site sont hébergées par YouTube. Google ne devient destinataire d'aucune donnée tant que vous ne cliquez pas vous-même sur le bouton de lecture : voir l'article 10.

7. Parrainage : les droits de la personne parrainée

Le bon de parrainage nous transmet les coordonnées d'une personne qui ne nous a rien demandé et qui, bien souvent, ignore que ses données nous ont été communiquées. Le RGPD prévoit précisément ce cas de figure à son article 14 : lorsque des données ne sont pas recueillies auprès de la personne concernée, celle-ci doit être informée. Cet article est donc écrit pour elle.

Si un proche vous a désigné(e) comme filleul(e) auprès d'OBEO Résidences :

• Ce que nous détenons : vos prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse postale, ainsi que la résidence pour laquelle le parrainage a été établi.
• D'où cela vient : de la personne qui vous parraine, qui a certifié avoir votre accord avant de nous les transmettre.
• À quoi cela sert : uniquement à vous recontacter au sujet de ce parrainage et à en assurer le suivi. Rien d'autre.
• Combien de temps : trois ans après notre dernier échange (article 5). Ces coordonnées ne sont ni vendues ni cédées.
• Ce que vous pouvez faire : tous les droits décrits aux articles 10 et 11 s'appliquent, y compris celui d'obtenir l'effacement pur et simple de votre fiche, sans avoir à vous justifier ni à en informer la personne qui vous a parrainé(e).

Un e-mail à [email protected] suffit : nous supprimons vos coordonnées et vous le confirmons.

8. L'assistante de discussion Charlotte

Charlotte répond à vos questions sur les résidences directement dans une fenêtre de discussion. Voici exactement ce qui se passe quand vous l'utilisez.

Charlotte est un programme, pas une personne. Vous dialoguez avec une machine, jamais avec un membre de notre équipe, et aucune de ses réponses n'engage OBEO Résidences comme le ferait un conseiller. Cette information vous est rappelée dans la fenêtre de discussion elle-même, avant votre premier message puis sous le champ de saisie, conformément à l'article 50 du règlement européen sur l'intelligence artificielle (règlement (UE) 2024/1689), applicable depuis le 2 août 2026. Pour toute question engageante (un tarif, une disponibilité, un dossier en cours), demandez à parler à une personne : le numéro de téléphone et le formulaire de contact sont accessibles directement depuis la fenêtre.

• Ce qui est traité : le texte que vous écrivez dans la fenêtre, et lui seul. Aucune inscription, aucun nom, aucune adresse e-mail ne sont demandés pour discuter avec Charlotte.
• Pourquoi : produire la réponse à votre question et vous orienter vers le bon interlocuteur. Pas de prospection, pas de profilage, pas d'entraînement d'un modèle de notre fait.
• Par qui : vos messages sont envoyés à Cloudflare Workers AI, le service d'intelligence artificielle de notre hébergeur, qui exécute le modèle de langage Llama 3.3 pour rédiger la réponse.
• Combien de temps : nous ne conservons pas ces conversations. Elles ne sont enregistrées ni dans notre base de données, ni dans nos e-mails. Le fil de la discussion reste dans la mémoire de votre navigateur le temps de la visite et disparaît dès que vous fermez ou rechargez la page.
• La seule chose qui subsiste quelques minutes : un compteur du nombre de messages envoyés, rattaché à votre adresse IP, qui nous permet d'écarter les envois automatisés. Il s'efface tout seul au bout de dix minutes et ne contient aucun de vos messages.

Une recommandation, et elle compte : n'écrivez pas d'informations sensibles dans cette fenêtre. Ni état de santé, ni traitement médical, ni degré d'autonomie, ni situation financière, ni coordonnées bancaires, ni numéro de sécurité sociale, ni pour vous, ni pour un proche. Charlotte n'a besoin d'aucune de ces informations pour vous répondre utilement. Dès que votre question touche à une situation personnelle, le formulaire de contact ou le téléphone de la résidence sont le bon canal : ils sont prévus pour cela, et ce que vous y confiez n'est lu que par nos équipes.

9. Cookies et traceurs

La mesure d'audience du site est assurée par Cloudflare Web Analytics, un outil statistique conçu pour fonctionner sans traceur :

• Aucun cookie de mesure d'audience n'est déposé
• Aucun identifiant, même technique, n'est créé pour vous suivre
• Aucun suivi d'un site à l'autre : votre navigation n'est pas reconstituée
• Aucune donnée transmise à des tiers (publicité, profilage)
• Statistiques agrégées à l'échelle du site, jamais individuelles

C'est précisément pour cette raison que le site n'affiche aucune bannière de consentement : le consentement prévu par l'article 82 de la loi Informatique et Libertés porte sur l'écriture ou la lecture d'informations dans votre terminal, ce qui n'a pas lieu ici à des fins de mesure d'audience.

Deux cookies techniques peuvent en revanche être déposés par Cloudflare, notre hébergeur, à des fins de sécurité : __cf_bm (distinction entre visiteurs humains et robots) et cf_clearance (mémorisation d'une vérification anti-abus déjà passée). Ils relèvent de l'exemption « strictement nécessaire à la fourniture du service » et ne servent à aucune finalité publicitaire ni statistique.

Enfin, le site utilise un stockage local strictement nécessaire pour mémoriser vos préférences d'affichage, par exemple si vous avez choisi de masquer l'assistante Charlotte. Cette information reste dans votre navigateur, n'est transmise à personne et est elle aussi exemptée de consentement. Aucun traceur soumis à consentement n'est déposé au chargement des pages : le seul cas où des cookies tiers peuvent apparaître est le lecteur vidéo, et uniquement si vous le lancez vous-même (article 10).

10. Les vidéos : rien ne part chez YouTube sans votre clic

Plusieurs pages du site présentent des vidéos de visite de nos résidences. Ces vidéos sont hébergées par YouTube (service de Google) : nous ne les stockons pas nous-mêmes.

Tant que vous ne lancez pas la lecture, aucune donnée n'est transmise à Google. L'image que vous voyez à l'emplacement de la vidéo est une simple photo, téléchargée une fois par nos soins et servie depuis notre propre site : votre navigateur ne contacte à aucun moment les serveurs de YouTube, ni pour afficher la page, ni pour afficher cette image.

C'est votre clic sur le bouton de lecture qui charge le lecteur vidéo, et lui seul. À cet instant précis, et pas avant, votre navigateur se connecte aux serveurs de Google, qui reçoivent alors votre adresse IP, l'adresse du site depuis lequel vous lancez la vidéo et des informations techniques sur votre navigateur ; Google peut également déposer ses propres cookies dans votre terminal. Le lecteur est configuré en mode de confidentialité avancée (youtube-nocookie.com), qui restreint l'usage de ces cookies à des fins publicitaires, sans pour autant les supprimer tous. Ce traitement relève alors de Google, dont les règles sont décrites dans sa propre politique de confidentialité (policies.google.com/privacy).

Autrement dit, vous gardez la main : ne pas lancer de vidéo suffit à ce que Google n'apprenne rien de votre passage sur ce site.

11. Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès aux données vous concernant
• Droit de rectification des données inexactes
• Droit à l'effacement (droit à l'oubli) sous conditions
• Droit à la portabilité de vos données
• Droit d'opposition au traitement, notamment à des fins de prospection
• Droit à la limitation du traitement

12. Exercer vos droits

Pour exercer l'un de ces droits, adressez votre demande par email à [email protected], en précisant l'objet de votre demande. Nous nous engageons à y répondre dans un délai maximal d'un mois. Une preuve d'identité pourra vous être demandée en cas de doute raisonnable.

13. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

• Par courrier : CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
• En ligne : cnil.fr/fr/plaintes

14. Sécurité

OBEO Résidences met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé : connexion HTTPS, hébergement sécurisé, accès restreint aux personnes habilitées.

15. Modification de la politique

Cette politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment afin de refléter les évolutions légales, techniques ou organisationnelles. La version applicable est celle publiée sur le site à la date de votre consultation. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.